Факсимиле — что это? печати и штампы. факсимиле — юридическая сила

Оформление разрешения

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

• Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
• Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
• Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
• Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
• Срока действия данных соглашений.

Только такое соглашение полностью регламентирует все действия с копийной печатью и разрешает ставить факсимиле на актах выполненных работ, договорах, заявках, отчетах и прочих бумагах, перечень которых в нём оговорен. Оно подписывается только подлинными подписями, так как до его заключения еще не было подобной договоренности.

Оснастка для факсимиле — это важно!

Оснастка — важнейший элемент любой печати, в особенности, факсимиле. Правильно подобранная, удобная оснастка помогает получить оттиск факсимиле наилучшего качества, равномерно пропечатанный, без пробелов и размытостей. Качественная оснастка для факсимиле — это, прежде всего, удобство пользования и увеличение срока службы клише.

Ручные виды оснастки

Ручная оснастка — рукоятка с приклеенным к ней клише. Оснастка такого вида требует дополнительно штемпельной подушки. Достоинства такого изделия — низкая стоимость и высокая надежность. Однако, для факсимиле подписей она не слишком подходит из-за возможности смазывания изображения и неравномерности оттиска.

Карманные и встроенные оснастки

Фактически, это те же ручные оснастки, только компактных размеров, укомплектованные штемпельной подушкой. Встроенные оснастки могут быть частью какого-нибудь предмета, например, авторучки.

Оснастки автоматические

Автоматическая оснастка оборудована встроенной штемпельной подушкой или емкостью для чернил (в случае красконаполняемой печати). Она имеет специальный механизм для получения четкого и аккуратного оттиска факсимиле. Благодаря этому механизму исключается лишний износ клише, а также смазывание факсимиле. Еще одна немаловажная особенность — скорость простановки подписи и удобство работы.

Собственно, оснастки для факсимиле рекомендуется выбирать автоматические.

Как использовать факсимильную подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

• Обязательно нужно указать список тех должностных лиц, которые в дальнейшем будут иметь право пользоваться факсимильной подписью;
• Указать полный перечень документов, на которых можно ставить факсимильную подпись;
• Основные способы хранения факсимильной подписи, и какой к ней будет доступ;
• Список должностных лиц, которые несут определенную ответственность за ее хранение;
• Образец подписей каждого должностного лица, которое несет ответственность за хранение факсимильной подписи.

Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Определение

Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия). Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица. К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

«Факсимиле» какого рода?

Все источники сходятся в том, что факсимиле рода среднего. Это неодушевленное существительное. Слово не склоняется. Например: «Документ подписан печатью факсимиле». У него есть прилагательные: «факсимильная печать», «факсимильный аппарат».

Изменяется ли от постановки ударения суть слова? Конечно, нет. Более того, привычным в обороте речи является именно неправильное ударение. Но, согласитесь, знать правила русского языка — вещь очень полезная.

Подпись и факсимиле. Юридическое значение

Приказ об использовании факсимиле образец и требования к нему

Сколько стоит факсимиле? Ответы на вопросы и не только

Технологический процесс изготовления печати, факсимиле

Возможность заказать факсимиле по доступной цене

1с факсимиле: электронная подпись в первичных и других документах

Вердикт Высшего суда

Высший арбитражный суд окончательно разрешил спор по поводу факсимиле. Юридическая сила счетов-фактур, подписанных при помощи клише-оттиска, была признана этой инстанцией. Так, Высший арбитражный суд установил, что если стороны предварительно в договоре или дополнительном соглашении договорились об использовании факсимиле, то оформленные таким способом счета-фактуры будут считаться полноценным документом, и нарушений в этом нет.

Тем не менее данная инстанция выразила свою четкую позицию и относительно использования факсимиле при подаче налоговой декларации. Суд считает, что оформление декларации при помощи факсимиле может привести к случаям подачи неправдивых данных. Сведения могут даже подаваться ненадлежащими лицами в таком случае. А вот что касается использования клише в деятельности налоговых органов, то Высший суд определил, что сотрудники налоговых инспекций не могут его использовать. То есть налоговикам делать себе образец факсимиле вообще бессмысленно, так как оно признано не будет. Причем в основной деятельности сотрудники налоговой инспекций тоже не могут пользоваться копией своего автографа. Поэтому все документы, которые будут подписаны таким способом, не могут быть признаны имеющими юридическую силу.

Факсимиле на трудовом договоре

Трудовой договор заключают в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами ().

Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя — юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.

При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку  предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (). Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например, размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (апелляционные определения СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12.11.2013 по делу № 33-10804/2013, СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18.04.2013 по делу № 33-1055/2013, СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.07.2012 № 11-15083).

При отсутствии доказательств фактического допущения работника к работе с ведома и по поручению работодателя или его представителя суды не признают трудовой договор, подписанный с помощью факсимиле, надлежащим доказательством наличия между сторонами трудовых отношений (определения СК по гражданским делам ВС Республики Башкортостан от 31.03.2015 по делу № 33-4043/2015, СК по гражданским делам Московского городского суда от 15.07.2010 № 33-17404; апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда г. Санкт-Петербурга от 16.12.2014 по делу № 33-19710/2014). 

Уничтожение факсимиле без проблем

Нередко возникает необходимость уничтожения факсимиле. Чаще всего, это происходит при увольнении сотрудника, для подписи которого был заказан штамп. Порядок уничтожения должен быть расписан в инструкции об использовании факсимиле или внутреннем приказе. Факсимиле не является регистрируемой печатью, поэтому его уничтожение можно осуществить двумя способами:

• самостоятельное уничтожение. Создать внутреннюю комиссию предприятия и уничтожить клише путем его разрезания. При этом необходимо напечатать соответствующий акт, подписанный всеми членами комиссии;
• уничтожение факсимиле через организацию по изготовлению штемпельной продукции. В этом случае организация-исполнитель выдает акт об уничтожении печати.

Технология осуществления заказа факсимиле подписи

Технологический процесс изготовления печати, факсимиле

Не экономьте на факсимиле, цена — это показатель качества!

Изготовление печатей, штампов и факсимиле

Как выглядит факсимиле образец подписи и как заказать

1с факсимиле: электронная подпись в первичных и других документах

Когда уместно использовать факсимиле?

Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.

Что такое факсимиле подписи

Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.

Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.

Использование факсимиле

Где требуется

Современные руководители крупных организаций и предприятий ценят каждый момент своего времени, поэтому часто перекладывают разборку писем, актов и ряда других документов на своих ответственных сотрудников. На подобных бумагах должна стоять только подпись высшего начальства, поэтому в таких случаях часто ставят факсимиле.

С помощью факсимильного штампа «подписывают» различные делопроизводственные документы, подписание которых не может повлечь за собой материальных последствий:

• Данных, передающихся внутри компании,
• Документов «второго порядка» (копий),
• Справок,
• Пропусков и т.п.

Также возможно ставить факсимиле на товарных накладных, актах, договорах и счетах, если они не налагают ответственности за слишком крупные денежные суммы. В любом случае копийная подпись должна быть разрешена законом и подтверждена соответствующими положениями и договорённостями.

ЗНАЙТЕ! Факсимильную подпись могут посчитать недействительной, так как она, в отличие от подлинной подписи, не выражает личной воли лица, которому принадлежит.

Где нельзя использовать факсимиле

Штамп, копирующий личную подпись, не ставится:

1. На кадровых документах, утверждающих приём на работу, переводы на другую должность, увольнения и т.п.,
2. Аналогично нельзя ставить факсимиле на приказах и постановлениях как по учреждению, так и по личному составу, так как они выражают личную волю руководителя,
3. На платежных, вексельных документах и при работе с иностранной валютой,
4. На отчетностях, которые сдаются в налоговые органы.

ВНИМАНИЕ! Установка факсимиле на товарных накладных, счетах-фактурах, актах оказания услуг может вызвать доначисление налога на вашу прибыль либо отказ налогового органа выплачивать вычет НДС по совершенной сделке

Другие правовые акты

Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130. Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей. Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности. Упоминание о факсимиле есть и в инструкции по делопроизводству для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле — что это такое и когда оно применяется. Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса. Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.

Технологический процесс выполнения факсимиле

С той целью, чтобы изготовление факсимиле подписи стало безукоризненным, был четко выстроен рабочий процесс. В первую очередь образец подписи заказчика сканируют, после чего создается специальное клише

В этом случае важно соблюдение максимальной точности при копировании букв, линий, росчерка

Помимо этого, стоит определиться с оснасткой, на которую будет устанавливаться клише. Если факсимиле будет с простым пластмассовым либо же металлическим оснащением, качество воспроизводимой подписи будет напрямую зависеть от правильного распределения усилия руки в момент соприкасания клише с бумагой. При изготовлении факсимиле с автоматической оснасткой, обеспечивается равномерное давление клише на бумагу независимо от приложения усилий.

Заказать факсимиле можно в различных районах Москвы. При этом стоимость уже готового изделия весьма демократична. Для лучшего и качественного факсимиле скрупулезно отрабатывается каждый этап производства, используются только первоклассные материалы, а также высокоточное оборудование. Все работы проводятся квалифицированными специалистами с наличием большого практического опыта.

Изготовление факсимиле осуществляется быстро, грамотно подбирается размер клише, в результате чего точно передается специфика подписи. Заказы принимаются любого объема и различной степени сложности. Профессиональное изготовление факсимиле станет залогом спокойной и успешной работы любого предприятия.

Таким образом, факсимиле представляет собой технический способ, предназначенный для подписания документов и воспроизводящий подпись. При качественном изготовлении факсимиле появляется возможность воссоздания подписи, не отличимой от непосредственного оригинала. Для того чтобы у факсимиле был вид оригинальной подписи, изготавливать нужно из специализированной резины и устанавливать на автоматическую оснастку.

Использование факсимиле на различных видах документов

Приказ об использовании факсимиле образец и требования к нему

Сколько стоит факсимиле? Ответы на вопросы и не только

Факсимиле юридическая сила и законность факсимильных документов

Как выглядит факсимиле образец подписи и как заказать

1с факсимиле: электронная подпись в первичных и других документах

Где можно изготовить?

В том случае, если директор кампании пришел к выводу, что он не может лично подписывать все входящие бумаги или внутренние распоряжения организации из-за слишком большого объема документации, то ему в работе просто не обойтись без использования факсимиле.

Изготовлением такого оттиска занимаются частные компании, которые производят печати и штампы. В небольших городах такие услуги предоставляются даже в типографиях. Стоимость и сроки изготовления будут зависеть от сложности подписи и дизайна факсимиле. Как правило, на создание такого штампа уходит не больше недели, если у компании много заказчиков. Лучше всего обращаться в те фирмы, которые уже давно занимаются изготовлением печатей и штампов и имеют большое количество постоянных клиентов.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402)

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Заключение

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Ответственность и контролирование процесса исполнения правил хранения и применения факсимиле обязан осуществлять руководитель организации. Как и печати и штампы, процесс движения устройства факсимиле внутри организации следует отмечать в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.