Заверять копию документа, следуя госту, опасно?

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе. Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием. Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

• «копия правильна»
• должность заверяющего дубликат
• если должность не указана, то это начальник
• подпись человека, подтверждающего дубликат
• фамилия с инициалами как уточнение подписи
• печать начальника или отдела кадров
• информация о местонахождении оригинала документа
• дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

06 мая 2016 г. Печать

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.

Заверяем правильно

Согласно пункту 5.26 «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», отметка о заверении копии, проставленная под реквизитом «Подпись», включает в себя:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

Основания для возникновения сомнений в подлиннике (оригинале) документа возникают довольно редко, поэтому и адвокат, и юрист при работе с доверителями – физическими лицами в большинстве случаев имеет полное право самостоятельно (это важно!) изготовить копии необходимых документов, после чего для предоставления в суд заверить их по правилам, установленным, в частности, пунктом 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация

Требования к оформлению документов».

Естественно, подлинники документов адвокату и юристу необходимо иметь при себе в судебном заседании, ибо судья с высокой долей вероятности может пожелать проверить соответствие (тождественность) копий, приложенных к иску, оригиналам документов, а при заявлении стороной в судебном заседании ходатайства о приобщении к материалам дела дополнительных документов в виде копий почти обязательно потребует представить оригиналы на обозрение суда.

Но адвокату или юристу доверитель – физическое лицо обычно представляет на первичной консультации лишь копии документов, и только на основании их изучения и устных пояснений посетителя будущий представитель оценивает перспективы дела. И вот тут легко допустить просчёт при оценке ситуации и, как следствие, провалить дело в суде.

Почему? Вот две самые распространённые причины.

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру

Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
2. При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
3. Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов. После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью. Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

Заверяем нотариально

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

• В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
• Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
• Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
• На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
• Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
• Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
• Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
• Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
• Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
• Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
• Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
• Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
• Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
• Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
• Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.

После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ

Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Нотариальное заверение и легализация

Для подтверждения подлинности переведенных документов с целью их дальнейшего предоставления в официальные органы выполняются процедуры нотариального заверения и легализации. Заверить документ необходимо в случае:

• письменного перевода с языка оригинала;
• если один из участников не знает языка, на котором ведется делопроизводство при совершении нотариального действия.

Легализация позволяет придать бумагам юридическую силу на территории другого государства. Она происходит в несколько этапов, при этом документ:

1. Переводится квалифицированным переводчиком и заверяется у нотариуса;
2. оформляется в Министерстве юстиции;
3. заверяется в Министерстве иностранных дел;
4. проставляется штамп консульства.

Легализация может осуществляться по упрощенной процедуре путем апостилизации. Апостиль – это стандартизированный международный штамп. Он используется для доказательства законности бумаг, оформленных в странах-участницах Гаагской конвенции.

Нет необходимости легализировать:

• паспорта и документы, которые их заменяют;
• коммерческие и таможенные акты;
• бумаги, на которые распространяется действие международных двухсторонних соглашений о предоставлении правовой помощи.

Если бумаги составлены за границей, то нотариус имеет право использовать их для выполнения нотариального действия только при условии их легализации.

Основные правила

• Текст копии должен быть понятным.
• Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
• Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
• Указать фамилию и инициалы заверяющего.
• Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
• Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
• Заверять должно уполномоченное лицо.
• Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать:

М.П.

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Дата

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично — те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.

Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль — его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами — теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых — Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда — необходимо задействовать стандартный механизм легализации. Изучим его специфику.

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

1. Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык — у нотариуса.
2. После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.
3. Следующий этап — заверение печати Минюста в МИДе.
4. Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении — в соответствии с национальным законодательством.

Апостиль

Апостиль — более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов — для использования за рубежом, иностранных — для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение).

Заверение российских документов с помощью апостиля чаще всего осуществляют следующие органы:

• учреждения Минюста;
• органы ЗАГС;
• Росархив;
• Генеральная прокуратура.

В общем случае рекомендуется обращаться с целью заверения документов именно в территориальные органы Минюста РФ. Если тот или иной источник — вне компетенции ведомства, работающие в нем специалисты подскажут, где его следует апостилировать в соответствии с законодательством.

Является ли копия документа официальным документом

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Как использовать копию в качестве надлежаще оформленного первичного документа

Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что

«допускается копию заверять печатью, определяемой по усмотрению организации»

, подразумевает, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения документов.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

Требования данного ГОСТа носят рекомендательный, а не обязательный характер, поскольку в соответствии со ст.

46 Федерального закона от 27.

Подлинник, копия, дубликат

Копии выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.

За правовое государство!

В п. 2.1.3. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», а так же в п.

3.18. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 52069.0-2003 «Защита информации.

Система стандартов. Основные положения» документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В абзаце 4 пункта 1 Указа N 9779-Х, говорится «верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Целью легализации документа, выданного в одной стране, является его действительность и возможность предъявления в государственных органах другой страны. Часть 1 комментируемой статьи содержит определения письменных доказательств — это документы, в которых содержатся сведения об определенных обстоятельствах, имеющих значение для дела (договоры, акты, справки, корреспонденция и т.

д.). Такие должны: В юридической литературе письменные доказательства обычно определяют как предметы, на которых с помощью знаков выражающая мнения, содержащие сведения о фактах, имеющих значение для решения справи82.

Можно очень просто легализовать документ во исполнение договора (акт, спецификацию и тыды), переданные по факсу — прописать в договоре, что они имеют юр. силу для сторон и указать номер, с которого и на который идет факс.

Да читал я пункт 3 ст 75 АПК, читал.

я ваше внимание на 8 пункт той же статьи обращаю. суд используя норму указанного пункта в любой момент может (а на мой взгляд, обязан) потребовать подлинник или заверенную копию документа, на который вы ссылаетесь

суд используя норму указанного пункта в любой момент может (а на мой взгляд, обязан) потребовать подлинник или заверенную копию документа, на который вы ссылаетесь.

Кто не идёт вперед, тот идёт назад

Инспекцией было принято решение об отказе в государственной регистрации на основании непредставления определенных законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» необходимых документов.

Основанием для этого явилось то, что отсутствовал, подтверждающий представление установленных законодательством сведений в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации.

Юридическая сила документа

Копия — это, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной.

Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения.

Заверение копии документа: порядок процедуры и её смысл

В ней содержится указание на то, что нотариус подтверждает, что подпись была поставлена в его присутствии и принадлежит человеку, чьи паспортные данные содержатся в записке.

Но при этом там же дается уточнение, что содержание не проверялось на соответствие реальности. Также существует нотариальное заверение паспорта. Данная процедура хорошо известна многим студентам, которые подавали сразу в несколько вузов.