Деловая переписка: правила ведения и особенности оформления

Правила оформления деловой переписки

Успех официального письма во многом зависит от корректности его оформления, поэтому здесь очень важны нюансы.

Завершая письмо, стоит обратить внимание на следующие детали:

1 Если письмо начиналось со слов «уважаемая/ый Имя Отчество», то завершать его фразой «с уважением И.О.» не стоит. Такая двойная «уважительность» выглядит излишней.

Если в частном письме это ещё может быть приемлемо,

то в деловой переписке такая тавтология будет выглядеть неуместно.

Рекомендуется использовать другие варианты начала письма в зависимости от дистанции с его адресатом: «глубокоуважаемый», «многоуважаемый», «дорогой» и т.д. К сожалению, в русском языке не так много вариаций вежливого обращения и окончания письма.

«С уважением» — это устоявшаяся формула, которую принято использовать. Например, в английском языке таких словосочетаний несравнимо больше:

• «best regards» («с наилучшими пожеланиями»),
• «sincerely yours» («искренне ваш»),
• «yours faithfully» («с искренним почтением»), 
• «with gratitude» («с благодарностью») и т.д.

Восклицательный знак после обращения призывает отнестись к сообщаемому в письме с особым вниманием, в то время как запятая позволяет расценивать содержание документа как более формальное или будничное. 2 Отсутствие запятой после завершающей письмо формулы вежливости ошибкой не является

Традиционно в русских письмах после этой фразы запятой не было. Правила пунктуации также диктуют нам не отделять «с уважением» запятой

2 Отсутствие запятой после завершающей письмо формулы вежливости ошибкой не является. Традиционно в русских письмах после этой фразы запятой не было. Правила пунктуации также диктуют нам не отделять «с уважением» запятой.

Постановку запятой после фразы можно считать новым вариантом нормы, если пишущему важно в конце письма сократить дистанцию между собой и адресатом или провести самопрезентацию. 3 Традиционно в деловом письме после подписи, указывающей должность и фамилию, точка не ставится (точка в сокращении имени и отчества относится к сокращению, а не к завершению письма)

3 Традиционно в деловом письме после подписи, указывающей должность и фамилию, точка не ставится (точка в сокращении имени и отчества относится к сокращению, а не к завершению письма).

Или:

Какое правило применяется

Постоянные споры относительно правописания данной лексемы, которая несет собой выражение глубокого почтения к адресату, возникают из-за того, что ни одно правило или норма русского языка не несет четкую аргументацию, как же следует писать верно.

Чтобы выбрать верный вариант написания в первую очередь следует обратить внимание на то, каким членом предложения выступает синтаксическая единица. Если рассматривать ее с точки зрения синтаксиса, то лексема «с уважением» является дополнением в дательном падеже

Аналогично, как и схожие дополнения – с достоинством, с честью, с любовью, с гордостью, с грустью и т.д. Поэтому в ее правописании мы можем отталкиваться от правил, применяемых к дополнениям:

1. Дополнение на письме не выделяется никакими знаками препинания, не зависимо от своего местаположения в предложении.
2. Если синтаксическая единица применяется в предложении среди прочих однородных членов предложения, то выделение запятыми происходит по общим правилам.
3. В случае соседства в предложении словосочетания «с уважением» и деепричастного оборота или придаточного предложения, то пунктуация происходит согласно правилам написания этих конструкций.

Но наиболее часто встречается правописание синтаксической единицы «с уважением» в конце письма перед именем автора документа. В таком случае привычнее всего выступает вариант правописания с запятой. Однако многие филологи с мировым именем все так же ведут дискуссии по этому поводу, приводя те или иные доводы относительно правописания. В пользу того, что запятая при написании данной лексемы не должна употребляться, приводят следующие доводы:

• фраза схожа с элементом посвящения (например, автора книги благодарным читателям), при которых выделение не происходит;
• употребление запятой перед именем автора делает его обращением, коим оно не является;
• запятая не использовалась при подписи своих творений писателями-классиками.

В качестве основного аргумента, почему запятую следует употреблять, является переход данного знака пунктуации в русский язык из иностранного. Подобно тому, как в современный русский язык все больше и больше приходят иноязычные слова, таким же образом переходят и некоторые правила пунктуации. Поскольку в группе германских языков – немецком, английском, французском – после подобного словосочетания ставится запятая, то данное правило стали применять и в русском языке.

Также сложностью является и то, как пишется уважаемая – с гласной в корне «а» или «о». Согласно нормам русского языка единственно верным способом написание является с гласной «а» в корне слова – уважаемый.

Слово «уважением имеет в своем составе корень «уваж», суффикс «ени» и окончание «е».

уважение

Морфология

«Уважение» является неодушевленным именем существительным среднего рода единственного числа, относится к именительному и винительному падежу и отвечает на вопрос «что?».

Значение

Лексема «уважение» являет собой обозначение чувства, основанного на признании чьих-то заслуг и качеств, признании.

Синонимы

Синонимами в данном случае могут выступать: честно, с почтением, с почетом, достойно, почтительно, уважительно, почетно.

«Молодой человек», «девушка»

Вы, вероятно, замечали, что меньше всего раздражает услышать в свой адрес «молодой человек» и «девушка». Во всяком случае, никто еще не огрызнулся в ответ: «какая я вам девушка, я бабушка!»

Но если у человека работа с людьми – пиши пропало. Задолбают «девушкой». Официантка – «девушка», продавщица – «девушка», стюардесса – «девушка». Все работницы сферы услуг – традиционно «девушки». Какой там бейдж с именем! Даже если его прочитают, мало кто, кроме смелых оригиналов, обратится к незнакомому человеку сразу по имени.

Из фильма «Москва слезам не верит». «Мосфильм»

Парни тоже недовольны. Из интернет-дискуссии: «У нас все-таки нет культуры обращения. Только вот эти ужасные «молодой человек» и тому подобное».

Тем временем в молодежной субкультуре благополучно прижилась сложная классификация японских обращений: «тян», «кун», «сан», «сама», «семпай», «сенсей». Но в основном их, конечно, употребляют шутливо-иронично.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

>Уважаемые дамы и господа!

Этикет официально-делового стиля переписки

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

Строгий стиль изложения

Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

Применение смайликов

Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе

При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

Обращение к собеседнику по имени и отчеству

По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ.

Отсутствие излишней назойливости

Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

Правило зеркала

Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

Поздравление с праздниками и памятными датами

По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

Благодарность

Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Письмо-обращение: образец содержания

Посередине листа необходимо написать непосредственно текст. Какое выбрать обращение? Однозначно официальное, на выбор что-нибудь из перечисленного: уважаемый, господин, почитаемый, товарищ и т.д. К слову необходимо присоединить фамилию с именем и отчеством. Если лицо занимает какое-то положение или имеет звание, то надо указать и его. Чтобы подчеркнуть значимость просьбы, стоит в конце поставить восклицательный знак. А потом уже писать само письмо-обращение. Образец, как таковой, существует, но для каждого случая свой. Что ж, в целом есть универсальный вариант. Первым делом указываются причины, которые являются побуждением к обращению, потом – суть проблемы, а затем обозначают цель письма. Деталей должно быть как можно больше. Они помогут убедить адресата в исполнении просьбы

И к тому же немаловажно указать основание обращения. Это может быть норма, право, свод правил, регламент или законодательный акт

Еще по теме «Образцы делового письма»:

Согласие. Возможные проблемы этого года

Я отзывала в ФУ согласие неделю. После двух звонков в приемную комиссию с получасовым ожиданием в очереди, трёх писем во все службы отозвали на 7-й день.

Добрый день, у кого-нибудь учатся дети в

Не, знаю. В моих двух образованиях мне очень везло, значит. Были преподаватели со странностями, но всё держалось в рамках деловой этики..

Уведомление соседа при продаже половины дома

Нужен текст письма — уведомления соседу. Оформление сделок. Недвижимость. Письмо от соседей снизу. Посмотрите другие обсуждения: Уведомление соседа при продаже половины…

Русский язык. Тетради в широкую линейку

А был то полный кошмар на фоне перехода в широкую линейку и ускорения письма в 3-4 С помощью этого карандаша при медленном письме легче добиться более ровной и аккуратной…

Письмо любимому начальнику :-))

Письмо любимому начальнику :-)). Обсуждение вопросов о жизни женщины в семье, на работе, отношения с мужчинами. Потом ее продолжение. Деловое письмо — вы или Вы?

«Мужчина», «женщина»

К людям, скажем так, зрелых лет чаще всего обращаются просто «мужчина» и «женщина».

«Подобные обращения не являются нейтральными. Они могут восприниматься адресатом как неуважение к нему, даже оскорбление, недопустимое фамильярничание. Отсюда возможны грубость в ответ, выражение обиды, ссора», — объясняет Людмила Введенская в учебнике «Культура речи» (2001 г.)

Женщин в принципе русский язык почему-то не любит: само слово «женщина» с грубым набором согласных ЖНЩ, женский половой орган «влагалище» (как «чудовище», «страшилище»), некрасивое слово «роженица», уродливый термин «старородящая»… В советское время старородящими считались женщины начиная с 26 лет, сегодня эту оскорбительную характеристику заменили во врачебных документах, но многие будущие мамы продолжают его слышать от медработников, да и не только.

«Недавно писал дядька знакомиться, я тактично отказалась, на что получила дословно: «Мужчина и в 52 мужчина, а ты в 25 уже старородящая!»».

pikabu.ru

Ведущий научный сотрудник Института русского языка имени Виноградова РАН Надежда Онипенко – «Новым известиям»: «Слово «женщина» многих раздражает. И не случайно – в России традиционно так называли особ низкого сословия. Еще сильнее выводит из себя слово «баба», которое так и просит приставки «дура»».

«Мадам»

Раз своего приличного нет, что делать? Взять красивый иностранный вариант, в данном случае французский, что и пытаются делать «продвинутые». Но наши типичные дамы и тут обижаются.

Случай из жизни (в московском транспорте):
— Мадам, вы не могли бы подвинуться?
— Какая я тебе мадам?!
— Слышь, ты, тётка, зад подвинь!
Хмуро подвинулась.

demotivation.me

Кстати, в самой Франции еще в 2012 году отказались от обращения «мадемуазель». Феминистки сочли его «сексистским»: мол, к мужчинам, и холостякам, и женатым, всегда обращаются одинаково – «месье», а женщин делят на замужних («мадам») и незамужних («мадемуазель»).

Так что теперь обращение «мадемуазель» допустимо только в неформальной обстановке и то, с оглядкой на феминисток, которые могут возмутиться.

Как раньше было принято обращаться к собеседнику?

Дворянский этикет
. Обращения в дворянской среде должны были строго соответствовать чину, званию и происхождению лица, к которому обращались. Обращения эти строго соотносились с «Табелью о рангах» (она почти без изменений действовала до 1917 года). К титулованным особам (великий князь, князь, граф, герцог, барон) обращались согласно титулу: Ваше Высочество, Ваше Сиятельство, Ваша Светлость.

Воинский этикет
. Система обращений соответствовала системе воинских званий. Полным генералам положено говорить Ваше Высокопревосходительство, генерал-лейтенантам и генерал-майорам — Ваше Превосходительство. Начальников и старших из штаб- и обер-офицеров офицеры, подпрапорщики и кандидаты на классную должность называют по чину, прибавляя слово господин, например господин капитан, господин полковник, прочие нижние чины титулуют штаб-офицеров и капитанов — Ваше Высокоблагородие, остальных обер-офицеров — Ваше благородие (имеющих графский или княжеский титул — Ваше Сиятельство).

Департаментский этикет
использовал в значительной мере ту же систему обращений, что и воинский.

Формы титулования в царской России

При обращении к лицам, имевшим те или иные чины «Табели о рангах», лица равные по чину или нижестоящие были обязаны употреблять следующие титулы (в зависимости от класса):

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 1 и 2 классов;

«ВАШЕ ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 3 и 4 классов;

«ВАШЕ ВЫСОКОРОДИЕ» — к лицам в чинах 5 класса;

«ВАШЕ ВЫСОКОБЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 6–8 классов;

«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 9–14 классов.

Кроме того, в России существовали титулы, употреблявшиеся при обращении к членам Императорского дома Романовых и лицам дворянского происхождения:

«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЕЛИЧЕСТВО» — к императору, императрице и вдовствующей императрице;

«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЫСОЧЕСТВО» — к великим князьям (детям и внукам императора, а в 1797–1886 гг. и правнукам и праправнукам императора);

«ВАШЕ ВЫСОЧЕСТВО» — к князьям императорской крови;

«ВАША СВЕТЛОСТЬ» — к младшим детям правнуков императора и их мужским потомкам, а также к светлейшим князьям по пожалованию;

«ВАШЕ СИЯТЕЛЬСТВО» — к князьям, графам, герцогам и баронам;

«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — ко всем остальным дворянам.

При обращении к духовным лицам в России употреблялись следующие титулы:

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к митрополитам и архиепископам;

«ВАШЕ ПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к епископам;

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕПОДОБИЕ» — к архимандритам и игуменам монастырей, протоиереям и иереям;

«ВАШЕ ПРЕПОДОБИЕ» — к протодиаконам и диаконам.

«Господа» и «судари»

Обращение «господин», «госпожа» многим очень льстит, но – совершенно не идет. Во-первых, как справедливо заметил булгаковский герой Шариков Полиграф Полиграфыч, «господа все в Париже», и так и осталось со времен революции. А во-вторых, это слово в современности приобрело негативный оттенок – например, «господами» ругаются друг на друга интеллигенты, когда хотят оскорбить подчеркнуто вежливо.

А дореволюционные «барышни», «судари» и «сударыни» – вообще жуткий анахронизм, это как пустить тройки с бубенцами вместо «Яндекс.Такси».

Максим Кронгауз: «Это игра, сказка. Сударынями и сударями мы себя не чувствуем. А обращение «господин» несет в себе оттенок отчуждения. Если вы скажете мне «господин Кронгауз», между нами сразу же появится барьер».

Таким образом, слово «господин» употребляется либо в официальной переписке («уважаемый господин Иванов»), либо с оскорбительным оттенком («господин, уберите ноги с прохода!»), поясняют специалисты по русскому языку.

Из фильма «Собачье сердце». «Ленфильм»

А вот мнения из интернета.

«Я к женщинам любого возраста обращаюсь «сударыня», но… Отнюдь не все воспринимают это обращение адекватно. Сударыня у многих, особенно молодых девушек, ассоциируется с возрастной дамой. Поэтому есть еще обращение к молодым дамам «барышня», но тоже как на кого нарвешься.

С мужиками проще: приятель, уважаемый, земляк. К быдловатого вида типам: братан, зёма, слышь».

«Обращения «сударь, господин» в нашем современном обществе звучат как абсурд и дешевая чопорность, ибо всех истинных господ и сударей вырезали, изгнали, истребили еще 100 лет назад. Подобные обращения к потомкам пахарей, работяг, карателей, чекистов, спекулянтов, жуликов и беспринципных приспособленцев считаю неуместными, незаслуженными и смехотворными, и предлагаю их заменить на универсальное слово «мерзавец»: мерзавец министр, мерзавец губернатор, мерзавка прокурор…»

ТРЕТЬЯ ЛЕКЦИЯ. ОШИБОЧНЫЕ ДЕЙСТВИЯ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

Уважаемые дамы и господа! В прошлый раз нам пришла в голову мысль рассматривать ошибочное действие само по себе, безотносительно к нарушенному им действию, которое предполагали совершить; у нас сложилось впечатление, будто в отдельных случаях оно выдает свой собственный смысл, и если бы это подтвердилось еще в большем числе случаев, то этот смысл был бы для нас интереснее, чем исследование условий, при которых возникает ошибочное действие.

Договоримся еще раз о том, что мы понимаем под «смыслом» (Sinn) какого то психического процесса не что иное, как намерение, которому он служит, и его место в ряду других психических проявлений. В большинстве наших исследований слово «смысл» мы можем заменить словом «намерение» (Absicht), «тенденция» (Tendenz). Однако не является ли самообманом или поэтической вольностью с нашей стороны, что мы усматриваем в ошибочном действии намерение?

Будем же по прежнему заниматься оговорками и рассмотрим большее количество наблюдений. Мы увидим, что в целом ряде случаев намерение, смысл оговорки совершенно очевиден. Это прежде всего те случаи, когда говорится противоположное тому, что намеревались сказать. Президент в речи на открытии заседания говорит: «Объявляю заседание закрытым». Смысл и намерение его ошибки в том, что он хочет закрыть заседание. Так и хочется процитировать: «Да ведь он сам об этом говорит»; остается только поймать его на слове. Не возражайте мне, что это невозможно, ведь председатель, как мы знаем, хотел не закрыть, а открыть заседание, и он сам подтвердит это, а его мнение является для нас высшей инстанцией. При этом вы забываете, что мы условились рассматривать ошибочное действие само по себе; о его отношении к намерению, которое из за него нарушается, мы будем говорить позже. Иначе вы допустите логическую ошибку и просто устраните проблему, то, что в английском языке называется begging the question.

В других случаях, когда при оговорке прямо не высказывается противоположное утверждение, в ней все же выражается противоположный смысл. «Я не склонен (вместо неспособен) оценить заслуги своего уважаемого предшественника». «Geneigt» (склонен) не является противоположным «geeignet» (способен), однако это явное признание противоречит ситуации, о которой говорит оратор.

«Многоуважаемый, нижайше вас прошу»: архаизмы в наши дни

Возникновение обращений — тема с многовековой историей. Во времена, когда признавалось классовое разделение, иеархия была четкой и понятной. В соответствии с «Табелью о рангах» к собеседнику обращались «ваше благородие», «ваше превосходительство», проще — «милостивый государь», «сударь». Ошибка могла нанести смертельную обиду. Да, вариантов много, но все они были четко прописаны и не допускали двойных толкований.

Интересно, что и сейчас такие слова могут оскорбить собеседника, так как звучат саркастически, принижают его статус и достоинство.

Советское время разрушило классовость и очень упростило форму обращения. Собственно, их было всего две: «товарищ» и «гражданин (гражданка)». Оба слова универсальны, применялись ко всем лицам, независимо от возраста, пола, должности. Однако был нюанс. «Товарищем» называли благонадежных людей, слово несет налет личного расположения. «Гражданин» же при своей нейтральности имеет, скорее, намек на негативное отношение, некоторое сомнение в том, является ли человек товарищем.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-просьбы:

I am writing to request your permission for… – Я пишу, чтобы получить ваше согласие на…

I would be most grateful if you could… – Я был бы крайне благодарен вам, если бы вы…

I am writing to ask if you would be so kind as to… – Я пишу, чтобы спросить, не будете ли вы столь добры…

I am writing to request your assistance concerning the matter of… – Я пишу, чтобы попросить у вас помощи касательно вопроса о…

I would appreciate it if you could… – Я буду признателен, если вы…

I wonder if you could possibly help me… – Я интересуюсь, не могли бы вы помочь мне…

I wonder if I request your valuable advice on… – Я интересуюсь, могу ли я просить вашего совета относительно…

Заключительные фразы:

I must apologize for troubling you with this matter – Я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much – Я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time – Надеюсь, вы простите меня, что отнял ваше драгоценное время

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation – Заранее благодарю вас за любезное сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible – С нетерпением жду от вас скорого ответа

Подсказки по написанию делового письма

При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности, чтобы смысл вашего письма был ясен.
Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости, прямой подход нецелесообразен

Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.

Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми
Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
После вступления необходимо указать детали проблемы.
Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
Сообщите читателю о причинах принятого решения.

Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style – выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana»
Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
Всегда ставьте преимущества читателей перед своими. Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным; не будьте чрезмерно формальными.

Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
В письме  используйте действительный залог и личные местоимения.
Всегда заканчивайте  письмо запросом на действие.
Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

Какое правило применяется

Чтобы быть уверенным в понятии коллеги или колеги, как правильно писать, надо отыскать его источники происхождения. Происходит термин от латинского college, в транскрипции морфемы мы видим две буквы -л-, значит и в русской грамматике придерживаемся такого же написания. По всем остальным свойствам правописание лексемы подходит к требованиям имен существительных.

Чтобы не допустить ошибок и знать, как правильно пишется словосочетание уважаемые коллеги, надо запомнить правило пунктуации о выделении обращения.

Морфологические и синтаксические свойства

Имя существительное коллеги в предложении может быть подлежащим, дополнением или обращением. Как обращение может выражаться словосочетанием со словами вежливости: дорогие, уважаемые, в таких случаях ставится запятая. Если обращение находится в начале предложения и передает особенно торжественное значение, тогда ставится восклицательный знак.

Значение понятия

Термин коллега заимствованный из латинского языка. Но мы, в повседневном общении, об этом не думаем и когда встречается это понятие, у нас, в большинстве случаев, возникают ассоциации с работой, учебой. Это правильно, потому, что коллегами называют всех, кто имеет какие то общие интересы, занятия, увлечения, но в первую очередь – это работа. Некоторые лингвисты утверждают, что оно широко распространилось на Руси во времена Петра Великого, который привозил в Россию не только инженерные новшества, но любил употреблять и иностранные слова. В переводе с латинского college означает совместный. В Древнеримскую эпоху так называли людей, которые вместе поклонялись Богу.

Синонимы

Правописание многих терминов вызывает затруднения и поэтому, чтобы избежать ошибок, мы стараемся заменить их, подобрать синонимы. Наиболее распространенными синонимами будут:

• по работе: соратник, сотрудник, напарник;
• по службе: сослуживец;
• по учебе: соученик;
• по бизнесу: партнер, компаньон.

Еще много можно назвать объединений людей, ко всем категориям и видам занятий подходит еще универсальное слово товарищ. Но корректней, на работе в обращении называть друг друга коллегами.

Что говорят правила русского языка?

Несмотря на сравнительно недавний опыт написания фразы «с уважением» без запятой после неё, новый вариант, в котором запятая используется, стал более привычным.

Давайте проверим аргументы, почему это словосочетание обособляться не должно:

1 Аргумент лингвиста-теоретика и переводчика-синхрониста Д. И. Ермоловича.

Фразу «с уважением» можно представить в виде фрагмента, неполного предложения, и, если воссоздать её первоначальный вид, можно получить:

Сравните с фразой-посвящением:

Запятая перед словами «Генеральный директор А. Е.» в письме делает их обращением:

Так как эти слова обращением не являются (это пишущий называет сам себя, а не к нему обращаются), запятая перед ними не нужна.

Но! Одновременно фразу «с уважением» можно реконструировать так:

В таком случае конструкция похожа не на обращение, а на самопредставление.

Сравните:

Называние себя отличается от обращения, но тоже отделяется от предшествующей ему фразы запятой:

2 Аргументом против постановки запятой после фразы «с уважением» является и практика завершения ей своих писем многими писателями.

Варианты пунктуации: отсутствие запятой, тире, точка.

Также это написание можно сопоставить с другой формулой вежливости «искренне Ваш», после которой в большинстве случаев запятая не ставится (иногда это словосочетание выделяется тире).

Уточнение. В современных произведениях авторы, приводя примеры писем персонажей, пользуются другой схемой пунктуации.

В переведённых с другого языка письмах могут выделяться запятой такие фразы, как «искренне Ваш».

Специфические обращения

Существуют многочисленные прямые обращения, основная задача которых — привлечь внимание человека, апеллируя к какой-либо его черте (полу, возрасту, общественному положению). Например: «юноша», «девочка», используемые преимущественно пожилыми людьми в отношении молодёжи

Молодые люди в общении между собой используют либо косвенные формулы обращения: «простите», либо неэтикетные формулы: «парень», «приятель», по половому признаку: «мужчина» и «женщина» (разг. грубое).

Единственными на сегодняшний день более или менее нейтральными заменителями ушедших в прошлое слов «сударь» и «сударыня» являются обращения «молодой человек» и «девушка», или же «мадам», или же «гражданин» и «гражданка». Обращения «господин» и «госпожа» используются с фамилией («господин Семенов»), названием должности («господин министр») и т. д. Обращение «господа» характерно для деловой сферы — юристов, предпринимателей, должностных лиц. «Коллеги» — характерное обращение для интеллигентской среды (научной, педагогической) или группы единомышленников.

Обращения «дедушка, бабушка» используются в неофициальной обстановке общения для обращения к незнакомым пожилым людям со стороны молодого поколения. Такое обращение демонстрирует уважительное отношение к пожилому человеку.

В русском речевом этикете обращения по должности, профессии и занимаемому положению употребляются ограниченно: «доктор», «сестра», «профессор» (но не «преподаватель»), «водитель» .

«Хозяин» или «хозяйка» носят дружеский, полуофициальный оттенок при обращении к хозяину или хозяйке дома, торговой точки и т. д.

Обращения к группе людей различаются в зависимости от того, к кому обращается говорящий, где он выступает и каковы его отношения с аудиторией:

«Дамы и господа!» — при обращении к иностранной аудитории, а также аналогично обращению «господа».

«Уважаемые дамы и господа!» — повышенно-вежливый регистр общения.

«Коллеги!» — при обращении к людям своей профессии, единомышленникам в обсуждаемом вопросе; нейтрально-вежливый регистр.

«Друзья!» — дружески-неофициальный регистр общения, обращение к аудитории единомышленников.

«Мальчики! Девочки! Ребята!» — обращение к школьникам, характерное для дружески-неофициального регистра общения; используется учителем по отношению к учащимся: обращение «ребята» может использоваться как обращение преподавателя вуза к студентам.

«Граждане!» — обращение представителей власти, администрации к отдельным категориям людей (пассажирам, пешеходам, нарушителям каких-либо правил, лицам, обязанным выполнить какие-либо обязанности и др.). Обращение используется официальными лицами — проводником поезда, милиционером, судьей и т. д.