Для сведения и учета в работе

Как ввести внутренние правила компании?

Было решено — подготовить почву, где бы “их” эти идеи проросли. Моя задача была только контролировать ход беседы и “подбрасывать ” нужные идеи, в нужном направлении. Поэтому, на одном из тренингов по командообразованию для данной компании, принимали участие все: руководство, менеджеры. После того, как группа была разогрета, сплочена, подготовлена к совместному решению поставленных задач, каждому участнику было дано задание прописать свои личные цели. После того, как это было сделано, написать на большом листе А1 общий список целей, для всей компании. Оказалось, что личные цели почти полностью совпадают и с общими целями компании и, чтобы достигнуть личные цели, надо придерживаться общих ценностей. Также, у любой компании помимо ценностей есть еще девиз, общий герб и, конечно, внутренние правила и нормы, по которым компания живет. Их тоже надо придумать и прописать.  Так, нормы и внутренние правила компании нужны обоим сторонам, как руководителям, так и подчиненным.

Нормы и внутренние правила компании делают сотрудников защищенными, уверенными в завтрашнем дне. Следовательно, команда должна посовещаться и решить, какие нормы и внутренние правила компании должны действовать в их коллективе и какие поощрения будут для тех, кто эти нормы выполняет и кто — нет. Помимо стандартных, время прихода-ухода, бонусов, отчетов, также выявилось ряд скрытых проблем внутри компании. Так, например, часть сотрудников курит, другая – нет. В среднем, на перекуры уходит 1 час в день, что несправедливо по отношению к некурящим, которые в это время работают.

Одна из идей была сократить для курящих обеденное время, но, я как тренер, понимала, что контролировать это почти невозможно, поэтому предложила вариант укоротить им рабочий день на 30 мин ежедневно или на 2 часа в неделю, на выбор. Этот вариант устроил всех потому, что он был справедливый. В итоге бурных обсуждений, компания выработала свой регламент. Во-первых, он был составлен с учетом мнения всех присутствующих, поэтому вопросов по его содержанию ни у кого не возникала. Поощрения и наказания, предусмотренные в нем, казались всем справедливыми и, соответственно,  не могли вызывать нареканий. Вот так, в игровой форме, компания прописала свои внутренние правила компании, а главное – их исполнение и контроль не вызывают у меня никаких сомнений. Данный плакат был повещен на стену при входе. На нем нарисован герб компании, девиз, цели и внутренние правила компании. Ни каждая компания может похвастаться, что у нее есть общий девиз, а сотрудники имеют понятие о целях компании.

Несколько полезных хитростей в деловой коммуникации

Функция задержки отправки сообщений в Outlook.

Если вы ни разу в жизни сразу после отправки письма не осознавали, что забыли дописать что-то важное, добавить вложение, поменять/добавить/удалить адресата, то смело закрывайте эту статью. Если всё же сталкивались с подобными последствиями торопливости, то попробуйте установить себе правило задержки отправки сообщений в Outlook (на главной станице Outlook заходим в раздел «Rules» — «правила», создаём новое правило, применяем его к отправляемым сообщениям и выбираем время, на которое хотим отсрочить доставку сообщения).
Также полезно будет установить себе автоматические ответы при отсутствии в офисе

Это тоже элемент корпоративной культуры в общении по электронной почте. Находитесь ли вы в отпуске/ командировке/ на конференции — неважно, но в мире корпоративной переписки принято, что получатель письма отреагирует в течение 24 часов (не считая выходные).Все понимают важность отпуска и любых других не менее важных событий в жизни, но всё равно ждут ответа — разве что автоматический ответ не предупреждает о том, что вы в отъезде, о том, когда будете доступны и можно ли с вами связаться в случае возникновения неотложных вопросов (на заглавной страничке Outlook выбираем «File» — «Файл» и далее — «Automatic replies» — «Автоматические ответы»).
И еще важное правило — не отвечайте недовольством на входящее «недовольное» письмо, даже если вы ощущаете нотку негатива. Тем более не отвечайте агрессией на агрессию. Отключите эмоции, придерживайтесь исключительно бизнес-лексикона и не переходите на личности. Не получается — сделайте паузу, не отвечайте сразу. Посоветуйтесь с коллегой/руководителем.

Уважительность

Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении — и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки. Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз

Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Так не надо

• Расставлять знаки препинания — нужно;
• Писать грамотно, без ошибок и опечаток — тоже нужно;
• Обращаться к человеку так, как он представился вам;
• Писать письма только в адекватные временные рамки — стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

Ошибки, опечатки, без запятых — неуважение к коллеге. Читать трудно, согласитесь?

Виды деловых писем

Деловое письмо – это документ, который выполняет ряд функций и касается одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловые письма составляются по разным поводам и имеют множество разновидностей. Деловая переписка ведется в рамках взаимодействия между сотрудниками одного или разных предприятий. С ее помощью можно донести нужную информацию до коллеги или партнера, внести предложение, предъявить претензию, попросить о чем-то. Такая переписка предусматривает следование определенным правилам и нормам написания и оформления документов.

Можно классифицировать любое деловое письмо. Виды таких писем совершенно разные. Выделяется несколько их групп, каждая из которых включает в себя письма, объединенные определенным признаком: темой, функцией, получателем, композицией, формой отправления.

Тема:

• Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
• Запрос. Отправляется для того, чтобы уточнить условия совместной работы, какие-то нюансы сотрудничества.
• Претензия. Ее посылают в случае ненадлежащего исполнения своих обязательств одной из сторон.
• Информационное письмо необходимо для того, чтобы оповестить партнера о каких-то изменениях, нововведениях и т.п.
• Подтверждение. Его отправляют для того, чтобы сообщить о согласии с новыми условиями работы или, к примеру, о получении какого-то отправления.
• Напоминание. Необходимо для того, чтобы сообщить коллеге или партнеру о том, что, например, сроки исполнения договора истекают.
• Приглашение. Отправляется с целью пригласить партнера на мероприятие, встречу.
• Поздравление или благодарственное письмо. Необходимо для выражения благодарности по какому-либо поводу, для того, чтобы поздравить с праздниками и знаменательными событиями.

Функция:

• Инициативные письма. Отправитель составляет письмо по собственной инициативе для того, чтобы получить нужную информацию, подтвердить получение документов, пригласить на праздник и т.п.
• Ответы. Их отправляют в ответ на инициативные письма.
• Письма без ответа. Отправляются для того, чтобы партнер получил необходимую информацию. Ответ на деловое письмо такого рода обычно не пишется.

Получатель:

• Личные. Отправляются на имя конкретного человека. Это может быть и начальник предприятия, и сотрудник отдела, и бухгалтер и т.д.
• Групповые или обезличенные. Такие письма не имеют конкретного получателя, обычно они отправляются на адрес компании.

Читайте нашу статью «Краудсорсинг: всё, что вы хотели о нем знать».

Композиция:

• Одноаспектные. В таких письмах речь идет о чем-то конкретном.
• Многоаспектные. Эти письма имеют несколько предметов обсуждения.

Форма отправления:

• Традиционные, или бумажные.
• Электронные.

Холодное письмо

Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры — броскость, цепляемость, запоминаемость.

Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее

Заголовки вроде «СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК» или «Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?» уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же

• Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
• Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на «ты».
• Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) — сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок — напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности — укажите это сразу.

Пример из книги

Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги «Новые правила деловой переписки»? Чем пользуетесь сами?

Как пишется объяснительная записка?

Объяснительная записка – это особая форма делового документа, применяемая в случаях, когда необходима всесторонняя оценка сложившейся ситуации, для чего и берутся объяснения с участников инцидента

Важно понимать, что объяснительная записка — это не то же самое, что докладная или заявление. Вы ничего не заявляете, не просите руководство рассмотреть какую-то спорную ситуацию, не делаете выводов, а просто отражаете случившееся

Примерами случаев, когда от вас может потребоваться написание объяснительной записки, могут служить опоздание, прогул, невыполнение задания или нарушение сроков его выполнения и т. п.

При этом далеко не все знают, как правильно пишется этот документ. Для решения вопроса можно:

• задать поисковый запрос «как написать объяснительную образец» и попытаться выбрать среди результатов нужный вариант;
• или просто воспользоваться нашими советами и примерами и узнать, как писать объяснительную по разным поводам.

И основным правилом будет то, что при составлении объяснительной применяются типовые правила деловой переписки:

• деловой стиль изложения, отсутствие ненормативной, просторечной лексики;
• краткость изложения, достоверность излагаемой информации;
• документ пишется от первого лица, предложения выстраиваются логично, последовательно, в хронологическом порядке;
• в конце обязательно проставляются личная подпись и дата написания.

Забота

Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

• Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон — и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
• Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание — даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
• Не поторапливайте коллегу фразой «Привет, Вить, долго еще ждать отчет? Босс не девчонка, ждать не будет». Лучше «поторопить» вежливо: «Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками». Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.
• «Заранее спасибо за ответ» — так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.

Ясность

Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным — вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

• Одно письмо — один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.
• Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры — напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.
• Даже если общение переходит на эмоциональный уровень — держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение. В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.
• Долгие вступления и долгие прощания — не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.

Хороший пример из книги

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

• информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
• запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
• претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
• нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

«В случае(,) если/когда»: когда нам нужно поставить запятую?

Подчинительный наш составной союз в одних случаях может входить целиком в состав придаточной части ССП, в других — может разделяться запятой перед «если/когда».

Запятую не ставим перед «если/когда»:

Придаточная входит в состав главной части СПП. Запятые нужно поставить перед «в случае» и в конце самой придаточной части.

Например:

Она, в случае если случайно опоздает на встречу, обязательно вам перезвонит и предупредит.

Придаточная находится после главной части СПП. Запятую нужно ставить перед союзом.

Например:

Пирогов обязательно поедет в город, в случае когда нашей Маше станет плохо.

Придаточная в препозиции главной части СПП. Запятую ставим после всей придаточной части.

Например:

В случае если он не решит этот вопрос самостоятельно, мы готовы вмешаться и помочь.

Во всех остальных случаях запятая ставится факультативно.

А точнее, если мы встретили в СПП предшествующие составному союзу «в случае(,) если/когда» вводное слово, наречие, частицу «не» или любую другую частицу — запятую перед «если/когда» ставим.

Пред нами составной подчинительный союз, который используется в ССП.

Присоединяемая нашим составным союзом придаточная часть может находится:

• в составе главной части;
• после главной;
• в препозиции от главной части предложения.

Во всех этих случаях запятая не ставится.

Если вводные слова, наречия, частица «не» или любая другая частица употребляется в предложении перед нашим союзом — запятая перед «если/когда» ставится.

Лучшие ответы

Елена Муравьева:

В связи — всегда отдельноСогласно Вашему письму

ВопросКак правильно: согласно чему или согласно чего?Предлог согласно в современном русском языке требует дательного падежа, правильно: согласно чему, не чего.Уже в XIX веке конструкция согласно чего, то есть с родительным падежом, расценивалась как характерная примета официально-деловой, канцелярской речи. В современном русском литературном языке нормативная только конструкция согласно чему, то есть с дательным падежом. Такая конструкция должна употребляться и в официально- деловом стиле.Правильно: согласно закону, согласно договору, согласно приказу, согласно указу, согласно распоряжению.

Правильно: согласно чему – согласно закону, согласно приказу. Неправильно:согласно чего.

Ириш*ка:

Берешь и писаешь)))))))))))))))

Павел Кольцов:

в первом случае правильно раздельно (в связи с …).во втором — так и так возможно

Светлана:

В СВЯЗИ с.,согласно вашегО письмА

Сергей Крумин:

В связи пишеться раздельно. А вот на вопрос «согласно Вашего письма». Установи проверку граматики в WORDе и напиши обе вразы. Если подчеркнется зеленым кликни на подчеркнутую вразу правой мышкой и посмотри как «умничает» программа.

Anna Skaldina:

V svyazi (vsegda pischetsya razdelno)i soglasno Vaschemy pismy (Dativ)

Oj, sorry, datelnij padezh!

Сергей Надеин:

В первом случае все зависит от последующих причин.Т.е. подразумевается связь с предметом или явлением,или же связь с следствием или причиной.Ну,а во 2 случае правильно будет 1-ое.

ДМИТРИЙ ШЕКОЛЕНКО:

В СВЯЗИили «согласно вашемУ письмУ»

Friendly Fire:

Абсолютно правильный ответ у Анны Скалдиной, это действительно дательный падеж и против этого никуда не попрёшь, «кому-чему» все проходили в школе. К тому же лично я признаю только ответы «из головы», а не из поисковиков. А чтобы ты немного отвлёкся, предложу тебе свой вариант ответа на вопрос «как правильно писать». ЗначиЦЦа так:1. Расстегнул2. достал3. посЦал4. стряхнул5. спрятал6. проверил, что спрятал правильно7. застегнул8. воспользовался сливом9. помыл руки

Lola Loli:

«в связи» — всегда пишется раздельно! «Согласно Вашему письму»- это совершенно точно верно, т.к. предлог «согласно» требует после себя имя существительное в Дательном падеже. Даже не сомневайтесь, употребление после этого предлога имени существительного в Родительном падеже — не корректно. не понятно, какая-такая номенклатура настаивает на употреблении Род. падежа!

Внутренние правила компании как инструмент регулирования корпоративных отношений

Многие компании хотят выстроить четкую систему поощрений и наказаний. Чтобы все было предельно четко, опоздал – оштрафован, выполнил план продаж – тебе бонус. Мотивируется это так, чем четче регламент, тем строже исполнение и, тем выше результаты в работе. С такой задачей руководство одной компании обратилось ко мне, как тренеру, и попросило ввести нормы и внутренние правила компании. Причем, был очень четкий план, чего они хотят, а идей по тому, как это контролировать, чем поощрять и чем наказывать, не было.

Поэтому, я просто получила список “хочучек”, который надо было донести до менеджеров и, при этом, основная задача была в том, чтобы менеджеры эти “хочучки” приняли и стали их выполнять. Задача стояла непростая. Ведь известно, что все новое, даже положительные изменения, вызывают стресс. И возникает полное нежелание что-то делать, менять, привыкать к чему-то, переучитываться. То есть надо было представить этот план “хочучек ” таким образом, чтобы ему хотелось, именно хотелось, следовать. Как сейчас звучат в голове слова Дейла Карнеги: “Если хочешь заставить кого-то что-то сделать, заставь его сначала захотеть это сделать”. А сделать это можно было только одним способом, чтобы менеджеры озвучили эти идеи сами, тогда они стали бы их идеями, а не моими, не руководства и воспринимались бы никак навязанные, а собственные, родные. И чем больше они будут бороться за свои идеи,  и отстаивать их, тем больше энтузиазма будет при их исполнении. В данном случае внутренние правила компании начинают действовать изнутри.

Уважительность

Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении — и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки. Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз

Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Так не надо

• Расставлять знаки препинания — нужно;
• Писать грамотно, без ошибок и опечаток — тоже нужно;
• Обращаться к человеку так, как он представился вам;
• Писать письма только в адекватные временные рамки — стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

Ошибки, опечатки, без запятых — неуважение к коллеге. Читать трудно, согласитесь?

Согласно письму или согласно письма как правильно?

2 ответов на вопрос “Согласно письму или согласно письма как правильно?”

Вы хотите сказать, что русский язык существует независимо от его носителей — пресловутой «общественности»? Это не так, смею уверить. А так называемые «деятели» — они разве не по-русски говорят и думают? Ответ очевиден. Правила есть правила. Их можно соблюдать, а можно игнорировать. Только вот, как и в случае дорожного движения, в русском языке при условии нарушения правил возникнет чехарда, путаница и совершенное безобразие, люди вообще перестанут друг друга понимать. Естественность (читай — природа) у каждого своя, и если процессы не регулировать, наступит хаос. Rula, если для Вас развитие языка тождественно его порче, то Вы правы. Классики, согласен, тоже ошибаются, но это происходит спорадически и лишь доказывает, что они люди. Наконец, если бы естественность была для всех людей одна, то конфликтов между ними не возникало бы в принципе. В общем, как я вижу, наша дискуссия значительно отклонилась от первоначальной темы и уже больше напоминает схоластику, так что не вижу смысла в её продолжении. Спасибо, что читаете «Ликбез», и всего Вам доброго. > Rula, если для Вас развитие языка тождественно его порче, то Вы правы. На самом деле нет никакого развития языка. Это просто понять: как называлось словом «река» понятие: «река, так до сих пор и называется и будет называться. Просто под «развитием» иногда имеют в виду «письменность» или «речь», но эти понятия не есть сам язык. > Классики, согласен, тоже ошибаются, но это происходит спорадически и лишь доказывает, что они люди. Согласен. > Наконец, если бы естественность была для всех людей одна, то конфликтов между ними не возникало бы в принципе. Это совсем другой вопрос; вопрос того, кто за что держится и как он это делает. Вопросы: сознания, воспитания, просвещения, науки. Проще говоря, разные основания — разная точка зрения.

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо. Как составить письмо-запрос Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО). Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.

Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи. Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. Сроки ответа на письмо-запрос Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ.

Требования к деловым письмам

Что нужно помнить, составляя деловое письмо? Требования к таким письмам заключаются в следовании определенным стандартам:

• лексика, морфология и синтаксис должны быть стандартными, содержать определенные обороты и термины;
• эмоциональность и экспрессия исключены, основной тон – сдержанный и нейтральный;
• четкость в передаче основной мысли, понятная манера изложения, логика в построении письма;
• использование исключительно полезной информации, краткое ее изложение;
• применение определенных языковых формул, используемых в подобных ситуациях;
• использование специальной терминологии;
• использование лексических и графических сокращений (ОАО, ЗАО, гр-н и т.д.);
• употребление отглагольных существительных («оказать помощь», а не помочь);
• использование простых распространенных предложений.

Знание подобных требований и стандартов пригодится не только при составлении деловых писем. Для написания хорошего коммерческого предложения тоже требуются определенные навыки. Как создать отличный оффер, можно узнать тут