Как организовать контроль за работой сотрудников в компании

RusGuard

Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.

В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.

В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).

Рис. 4. Расписание рабочего графика

В большинстве случаев контроль доступа на объекте – это не только установка турникета и считывателей на проходной. Доступ ограничивается также и во внутренние помещения (кабинеты, столовые, переговорные и т.д.). Благодаря этому можно вести учет рабочего времени более точно. Например, можно считать началом рабочего дня не проход через турникет, а вход в свой рабочий кабинет. Можно также ограничить доступ в курилку, чтобы понимать, какое количество времени сотрудники проводят за перекурами.

Информация о рабочем времени сотрудников консолидируется в виде гибких отчетов, их можно формировать в зависимости от задачи. Такие отчеты будут полезны руководителям для оценки дисциплины в отделе, а бухгалтеру – для зачисления заработной платы, ведь модуль УРВ умеет формировать отчет по унифицированной форме Т-13 (рис. 5).

Другое важное преимущество современных СКУД – интеграция с уже работающими на объекте системами. СКУД RusGuard интегрирована с 1С, SAP и Active Directory, что позволяет удобно и быстро импортировать данные всех сотрудников, а также их организационную структуру

Благодаря такой интеграции значительно проще настроить УРВ и контролировать штатные перестановки. Например, если сотрудник был уволен и это отражено в SAP, то его пропуск автоматически будет заблокирован в СКУД, чтобы он не смог пройти на территорию. Новому работнику СКУД RusGuard автоматически определит уровень доступа и рабочий график в соответствии с занимаемой должностью.

Рис. 5. Модуль «Отчеты»

См. также

Контроль в обществе

• Социальный контроль — система методов и стратегий, с помощью которых общество
  О компании форма 1.1

  Контроль сознания — применение манипулятивных методов при попытке изменить мышление или поведение человека помимо его воли.

  направляет поведение индивидов.

• Государственный контроль — надзор со стороны уполномоченных государственных органов. Проводится с целью соблюдения законности, а также с целью обеспечения реального выполнения решений исполнительных органов.
  • Конституционный контроль — вид правоохранительной деятельности, заключающийся в проверке соответствия законов и иных нормативных актов конституции государства.
  • Валютный контроль — надзор государственных органов за соблюдением законодательства при осуществлении валютных операций.
  • Таможенный контроль — совокупность мер, осуществляемых таможенными органами в целях обеспечения соблюдения таможенного законодательства.
  • Иммиграционный контроль — комплекс мер по регулированию миграции иностранных граждан и лиц без гражданства.
  • Санитарно-эпидемиологический контроль — деятельность уполномоченных органов по обнаружению нарушений санитарных требований, направленная на предупреждения заболеваний людей, животных и растений.
  • Государственный финансовый контроль — система действий государственных контрольных органов, обязанностями которых является выявление нарушений в процессе управления государственными финансовыми ресурсами.
• Гражданский контроль — деятельность, осуществляемая неправительственными объединениями и отдельными людьми, направленная на выявление и пресечение нарушений прав и свобод человека.
• Финансовый контроль — проверка финансовых и связанных с ними вопросов деятельности хозяйствующих субъектов.
  • Внутренний контроль — процесс, осуществляемый органом управления организации.
  • Рабочий контроль — контроль, осуществляемый рабочими над производством и распределением продуктов и связанными с ними процессами.
  • Комплаенс-контроль — внутренний контроль за соответствием деятельности кредитной организации на финансовых рынках законодательству.
• Контроль в процессе обучения — процесс определения уровня знаний, умений и навыков обучаемого в результате выполнения им устных и письменных заданий.
• Научный контроль — дополнительный эксперимент, проводимый в целях определения и учёта воздействия на изучаемое явления со стороны экспериментатора.
• Родительский контроль — комплекс правил и мер по предотвращению негативного воздействия сети Интернет и компьютера на ребёнка.
• Врачебный контроль — комплексная программа медицинского наблюдения за лицами, занимающимися физкультурой и спортом

  Допинг-контроль — проверка, направленная на выявление применения спортсменом допинга.

  .

Контроль в технике

• Технический контроль — контроль соответствия производимой продукции установленным требованиям.
  • Неразрушающий контроль — наблюдение свойств и параметров изделий

    Ультразвуковой контроль — наблюдение свойств и параметров изделий при помощи ультразвука.

    , при котором не должна быть нарушена их целостность и пригодность к дальнейшей эксплуатации.

• Комплексный технический контроль — контроль за состоянием функционирования своих радиоэлектронных средств и их защиты от технических средств разведки противника.
• Дозиметрический контроль — система мероприятий по контролю за соблюдением норм радиационной безопасности и основных санитарных правил работы с источниками ионизирующих излучений.
• Электронный контроль устойчивости — система безопасности автомобиля, позволяющая предотвратить занос.
• Круиз-контроль — устройство, поддерживающее постоянную скорость автомобиля.
• Средство контроля

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Кроме чрезмерного контроля есть ряд типичных ошибок контроля персонала. Кратко перечислим их, чтобы вы не наступали на эти «грабли».

Контроль процесса, суть которого не ясна — когда гуманитария ставят на контроль высокотехнологичной работы. Он не может оценить ни качество, ни сроки, ни риски. 

Контроль, сосредоточенный на ошибках — когда руководитель только указывает на проблемы и критикует, сотрудник выгорает. 

Скрытый контроль — когда вы неявно следите за персоналом, и в случае ошибки налетаете «коршуном» на сотрудника, он чувствует себя, как в триллере. 

Контроль «для галочки» — когда от вас идут «последние китайские предупреждения», а от контроля на деле одно название, сотрудники замечают это и расслабляются.   

Что такое Федеральная антимонопольная служба

ФАС РФ, или Федеральная антимонопольная служба – это особое ведомство, в задачи которого входит защита конкуренции или недопущение формирования монополии на современном рынке. Ведомство было утверждено по указу Президента №314 от 2004 года.

Порядок работы антимонопольной службы регламентируется следующими документами:

1. Положением о ФАС, утвержденное Постановлением Правительства от 2004 года №331.
2. Законом «О защите конкуренции» от 2006 года №135-ФЗ.
3. Постановлением Правительства «Вопросы ФАС» от 2004 года №189.
4. Локальными нормативно-правовыми актами, в которых содержатся ссылки на законодательство о рекламе, торговле и пр.

Функции службы

ФАС РФ в сфере закупок является основным контрольным органом. Понятие о контролере в сфере закупок приведено в п. 13 ст. 3 ФЗ-44. Контрольная инстанция наделена правами осуществления деятельности на разных уровнях власти: региональном, федеральном и местном.

Функции контролера в сфере госзакупок прописаны как в самом законе о контрактной системе, так и отдельными нормативно-правовыми актами. В своей деятельности Федеральная антимонопольная служба опирается на Положение №331, утвержденное Постановлением Правительства и некоторыми иными постановлениями Правительства, которые редактировали его положения.

В Постановлении Правительства №1489 от 2014 года детально прописан функционал, которым наделена ФАС. Это выполнение контрольно-надзорных мероприятий в части исполнения закона:

1. О конкуренции на товарных и финансовых рынках.
2. О рекламе.
3. О гособоронзаказе.
4. В сфере закупок.
5. О естественных монополиях.

Правительство наделило ФАС согласовывать закрытые процедуры, контролировать иностранные инвестиции и разрабатывать определенные правовые документы.

Помимо государственного контроля со стороны ФАС, сфера госзакупок и закупок отдельными видами юрлиц контролируется со стороны уполномоченного ведомства или общественности.

Основные полномочия

Под полномочиями ФАС понимается определенный перечень прав, предоставленных данной инстанции для выполнения определенных действий, которые направлены на реализацию ее функционала.

ФАС РФ по российскому законодательству наделена следующими полномочиями:

1. Сбор информации о контролируемых субъектах: заказчиках, контрактных управляющих, комиссиях по закупке, операторов ЭТП, уполномоченных органов, специализированных инстанций.
2. Проведение плановых и внеплановых проверок заказчика. Они проводятся не чаще раза в полгода.
3. Возбуждение административных дел в процессе выявления нарушений антимонопольного законодательства и их рассмотрение.
4. Оформление предписаний при выявлении правонарушений (например, при совершении нарушений, которые ведут к нарушению конкуренции).
5. Участие в судебных заседаниях.
6. Оформление предписаний и предложений об устранении законодательных недочетов.

Если рассмотрение жалоб по 44-ФЗ фигурирует в указанном документе в качестве отдельного полномочия антимонопольной службы, то про 223-ФЗ здесь нет упоминания. При этом рассмотрение поступивших обращений по этому вопросу можно включить в перечень «иных полномочий» ФАС. Проверки заказчика или закупочной комиссии могут осуществляться не чаще раза за весь период проведения закупки.

Для инициации внеплановой проверки заказчика у ФАС должны быть веские основания. Это могут быть:

1. Поступившая жалоба на действия (бездействие) заказчика со стороны участников закупочных мероприятий.
2. Полученная информация о нарушении закупочного законодательства.
3. Окончание срока для устранения замечаний в предписании по п. 2 ч. 22 и п. 3 ч.2 7 ст. 99.

В ходе проверочных мероприятий ФАС может пользоваться результатами предыдущих проверок. Полномочия ФАС не распространяются на гособоронзаказ и закупки, сведения которых образуют гостайну.

Смена статуса

Чтобы официальную бумагу отнести к числу исполненных, необходимо в реальности выполнить все те поручения, которые прописаны в ее тексте. Исполнение должно иметь подтверждения в документальной, официальной форме. Назначенное исполнителем по бумаге должностное лицо обязано отчитаться перед руководством по итогам проведенной работы. Кроме того, отчеты необходимо предоставить вышестоящим организациям, инстанциям, лицам, если таковые заинтересованы в получении сведений. В некоторых случаях должностное лицо получает проект в доработку либо сталкивается с дополнительными поручениями. В этой ситуации говорить об исполнении документации рано

Если документ был передан на исполнение от одного должностного лица к другому, важность его контроля не уменьшается, делопроизводственная служба в любом случае должна отслеживать соблюдение сроков, а также контролировать перенос таковых, если в этом есть необходимость. Служба, ответственная за контроль за работой над документами, может посчитать, что подготовленное должностным лицом по форме, сути, содержанию не соответствует выданному руководством заданию

В такой ситуации документацию направляют исполнителю на обработку, не сдвигая временные рамки.

Все сведения (как о процессе контроля за документацией, так и ее итогах) должны строго фиксироваться в учетной системе. Время от времени информацию сводят воедино, анализируют, предоставляют на рассмотрение руководителю. Наиболее распространенная практика – ежемесячные отчеты о работе делопроизводственной службы. Руководителю направляют документ в виде сводки. Его структуру обычно устанавливают в инструкции по производству, из месяца в месяц бумаги поступают, оформленные по одинаковому шаблону. Это упрощает сравнение итогов за разное время. Результаты проведенного анализа помогают понять, какие следует принять меры для повышения эффективности рабочего процесса и ускорения обработки документации. Конкретные должностные лица ответственны за формулирование предложений по оптимизации работы, а руководители принимают решение, что из этого следует воплощать и в какие временные рамки необходимо выполнить работу.

Причины и последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Чрезмерный контроль что в семье, что на работе ни к чему хорошему не приводит. Людям обычно не нравится, когда им по умолчанию не доверяют и проверяют каждый шаг. На некоторых видах работ тотальный контроль действительно дает результат, но в большинстве случаев он не оправдан. И вот почему:

• снижается мотивация сотрудников — если мне не доверяют и в итоге все исправят, зачем делать сразу хорошо? 
• снижается эффективность руководителя — он становится «нянькой» сотрудникам, а на стратегические задачи времени не остается;
• больше контроля — меньше времени на работу у всех.

А возникает чрезмерный контроль, когда сотрудники систематически нарушают правила, не соблюдают договоренности, в целом атмосфера в компании нездоровая, нерабочая. А руководитель склонен к авторитаризму вместо сотрудничества. Или, наоборот, чрезмерно мягок, пока не «доведут».

Что необходимо для правильной организации и контроля работы персонала?

Контролировать ситуацию необходимо – примем это за истину, которая не требует доказательств. Но как добиться того, чтобы при этом ваши действия, направленные на всеобщее благо, не принесли обратного эффекта?

Для начала разберемся в сути существующих способов.

Контроль персонала в организации можно осуществлять путем общения. Руководитель спрашивает, сотрудник дает устный отчет. Это привычный, но малоэффективный способ. В маленьких фирмах или при безграничном доверии он еще работает, во всех остальных случаях нужны более весомые аргументы, чем слова работника.

Как минимум, отчет должен быть зафиксирован на бумаге. Это второй способ – документальный. Конечно, в больших конторах бумажная работа отнимает много времени, но это не отменяет положительные итоги контроля документов.

В эру высоких технологий на смену бумаге приходят компьютеры – это третий способ. Будущее – за программными решениями, введению которых многие противятся. Сотруднику со стажем проще изложить отчетные данные на бумаге, чем обучиться работе с новыми технологиями. Экселевская таблица для него – потолок владения компьютером. При этом уже существует Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), где все процессы автоматизированы, что позволяет существенно экономить время и улучшать качество обслуживания. Все документы объединены в строго отлаженную систему, которая настраивается под каждое конкретное предприятие. Остается только убедить сотрудников работать с ней.

Возможно, какой-то из названных форматов контроля вы уже выбрали. Но следует наметить и временные промежутки: до начала работ, во время их выполнения и по результату.

Не дожидайтесь финальной стадии, чтобы проконтролировать сотрудников. Еще на этапе планирования начните с оценки концепции и предложенного спектра действий, возможно, что-то потребует корректировки. Непосредственно в процессе деятельности чуткое руководство может помочь и подбодрить. Тогда результат станет для вас не неприятным сюрпризом, а закономерным итогом планомерной работы.

Различают также гласный/негласный контроль действий персонала (вы либо декларируете его, либо скрываете)

Он может быть и территориальным (важно, как ведет себя сотрудник, считающийся, например, лицом компании, не только в коллективе, но и на отдыхе).

Сроки подачи и рассмотрения

Сроки для обжалования по ч. 10 ст. 3 ФЗ-223 законодательно не установлены. Участник закупки может в любой момент обратиться в ФАС при нарушении заказчиком данных пунктов.

Сроки обжалования действий организатора торгов составляют 10 дней со дня подведения итогов торгов. Если договор не был заключен, то указанные сроки продлеваются до 3 месяцев.

Если обжалованию подлежат действия оператора электронной площадки, которые связаны с аккредитацией участника закупки, то на это отводится 30 дней со дня их совершения.

Сроки рассмотрения жалобы ФАС (формально) и принятие решения о ее перенаправлении в иной орган или о возврате заявителю составляют 3 рабочих дня после ее поступления независимо от того, в рамках какого закона она была подана.

Жалоба по существу по 223-ФЗ рассматривается в течение 7 рабочих дней после ее поступления, а решение контролирующей инстанции направляется заявителю в течение 3 рабочих дней. При необходимости проведения дополнительной проверки ФАС вправе продлить сроки рассмотрения жалобы еще на 7 рабочих дней.

Обжаловать решение о недопуске заявки к участию и о нарушении при определении победителя при закупках по 44-ФЗ можно в течение 10 дней после размещения протокола в ЕИС. Обжалование положений закупочной документации допускается в течение всей закупки до подписания контракта с победителем. Сроки для обжалования действий заказчика по 44-ФЗ прописаны в ч. 3-6 ст. 105 44-ФЗ.

Рассмотрение жалобы по существу по 44-ФЗ в ФАС происходит в течение 5 рабочих дней со дня, который следует за днем поступления жалобы. Под датой поступления понимается дата регистрации документа в уполномоченной инстанции. На отправку решения заявителю у ФАС также есть 3 рабочих дня со дня оглашения резолюции.

Стоит отметить, что указанные выше сроки рассмотрения жалоб применимы только к участникам закупок. Тогда как если заявитель не является участником торгов, то его заявление о нарушении законодательства о контрактной системе подается согласно ФЗ-59 и рассматривается в течение 30 дней.

Также законодательство предусматривает возможность обжалования принятого ФАС решения. На это заявителю отводится три месяца.

Риск-ориентированный подход

Законопроект развивает и положения об управлении рисками, направленные на организацию контроля только за самыми опасными для охраняемых ценностей объектами и оперативное реагирование на сигналы о повышении уровня риска. Так, для целей управления рисками причинения вреда при осуществлении государственного и муниципального контроля планируется относить объекты контроля к одной из шести категорий риска:

1. чрезвычайно высокий риск причинения вреда (ущерба);
2. высокий риск причинения вреда (ущерба);
3. значительный риск причинения вреда (ущерба);
4. средний риск причинения вреда (ущерба);
5. умеренный риск причинения вреда (ущерба);
6. низкий риск причинения вреда (ущерба).

От отнесения к определенной категории риска будут зависеть виды, количество, периодичность проведения плановых контрольно-надзорных мероприятий в отношении конкретного объекта контроля. Так, например, отнесение к категории низкого риска исключит проведение плановых контрольно-надзорных мероприятий, а к категории чрезвычайно высокого риска, наоборот, приведет к установлению максимальной частоты их проведения – не менее одного, но не более двух контрольно-надзорных мероприятий в год.

Производственный контроль на предприятии

Итак, дальше необходимо выполнить производственный контроль за соблюдением санитарных правил, который подразумевает под собой лабораторные исследования и испытания.

Но начну с пояснения для начинающих в охране труда, что такое производственный контроль, чтобы далее по материалу не было расхождений в интерпретировании данного мероприятия.

Производственный контроль – это наблюдение за тем, как соблюдаются санитарные и гигиенические правила и нормы на рабочих местах предприятия.

Казалось бы, какой смысл? Только ведь недавно была проведена специальная оценка условий труда?!

Вот тут-то и возникает путаница, а может быть и просто по незнанию, специалисты по охране труда не понимают разницы и думают, что, проведя спецоценку, можно закрыть все вопросы.

Ан нет, производственный контроль на предприятии должен быть обязательно.

Нормативные документы

В принципе, специальная оценка условий труда рабочих мест и производственный контроль на предприятии включают в себя лабораторные исследования и испытания, и повторяют друг друга. Но контроль осуществляют разные ведомства!

СОУТ курирует Минтруд, а соблюдение требований охраны труда в плане производственного контроля – Роспотребнадзор.

Цель производственного контроля – это создание безопасной рабочей среды для работников, путем выполнения санитарных правил: исследований и испытаний.

На основании замеров и выясняют, а соответствуют ли показатели нормам СанПин или нет, какие и как часто должны проводиться лабораторные исследования в рамках производственного контроля приведены в таблице.

Хочу обратить ваше внимание на исследования воды, потому как многие забывают, что должна быть разработана и рабочая программа производственного контроля качества питьевой воды. Обычно берут за основу только вредные и опасные производственные факторы, указанные в специальной оценке условий труда, но это ошибка

Обычно берут за основу только вредные и опасные производственные факторы, указанные в специальной оценке условий труда, но это ошибка.

Если рассуждать логично, производственный контроль – это не только измерения, но и наблюдение затем насколько качественной питьевой водой обеспечены сотрудники!

Не забывайте об этом и соблюдайте периодичность, иначе придется платить штрафы, когда к вам в гости придет Роспотребнадзор – они то про этот момент помнят, потому как такая невнимательность самая распространенная ошибка

Знаю не понаслышке, сама попалась в начале карьеры специалиста по охране труда, но инспектор был благосклонен и отделалась лишь предупреждением.

Ответственность за своевременность организации производственного контроля

Отсутствие производственного контроля на предприятии часто приводит к штрафным санкциям, даже если вы добросовестно провели СОУТ.

Потому что работодатель несет ответственность за своевременность организации производственного контроля, поэтому, если не выполнен контроль рабочих мест, вам будет направлен штраф по ст.6.3 КоАП РФ :

• от 500 до 1000 рублей для должностных лиц;
• от 500 до 1000 рублей или же приостановление деятельности до 90 суток для ИП;
• от 10000 до 20000 рублей на ЮЛ или приостановление деятельности на срок до 90 суток для юридических лиц.

Штраф вроде и невелик, но обратите внимание на приостановку деятельности! Не хочется, правда?

У моих коллег случались такие казусы, что штраф “прилетал” даже если производственный контроль проведен! Но… не на всех рабочих местах.

Про офисников часто забывают, а ведь и у них безопасные условия труда должны быть соблюдены (электромагнитные поля, освещенность и микроклимат).